Obowiązek informacyjny

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
Rafał Andrzejewski, tel. 504 976 690, e-mail: iod.r.andrzejewski@szkoleniaprawnicze.com.pl

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY DLA KLIENTÓW HOTELU

25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Chcemy, więc wyjaśnić co dla Ciebie oznacza to w praktyce. Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem dlatego też dokładamy wszelkich starań by przetwarzanie ich odbywało się w sposób bezpieczny, a zarazem przejrzysty dla Ciebie.

Jej ideą jest zaprezentowanie Tobie pełni praw jakie posiadasz w związku z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie musimy spełnić wobec Ciebie na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).

1. Na początku chcemy Ci wyjaśnić czym tak naprawdę jest RODO.
   RODO, to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. W każdym więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać się tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”.
    
2. Co kryje się pod pojęciem Administrator?
   Administratorem danych, czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu, a także w jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane jest: Bachleda Hotel Sp. z o.o. z siedzibą w Zakopanem, ul. Krupówki 29, 34-500 Zakopane.
    
3. Kim jest Inspektor ochrony danych (IOD)?
   Inspektor ochrony danych (IOD) to osoba, z którą możesz się skontaktować w razie pytań, wątpliwości, co do zakresu przetwarzania Twoich danych przez Administratora.

Funkcję tę w naszej firmie sprawuje: Rafał Andrzejewski.

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych umożliwiliśmy Ci na kilka sposobów: a co do zasady rekomendujemy kontakt drogą mailową, pod adresem e-mail: iod.r.andrzejewski@szkoleniaprawnicze.com.pl . Forma ta umożliwi nam w sposób konkretny i przejrzysty odnieść się do przesłanej przez Ciebie korespondencji.

b. gdybyś jednak uznał (-a), że kontakt e-mail jest dla Ciebie kłopotliwy, możesz skontaktować się z Inspektorem ochrony danych telefonicznie pod nr telefonu: +48 504 976 690

4. Informujemy, iż Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; przesyłania informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej; marketingu bezpośredniego własnych produktów lub usług Administratora; dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej; wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
    
5. Podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych – art. 6 ust 1 lit. a RODO[1], art. 6 ust 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 6 ust 1 lit. f RODO.
    
6. Informacja o odbiorcach danych osobowych:

Twoje dane mogą być ujawniane:

a. firmom transportowym i taksówkarzom w przypadku zamówienia dla gości transportu lub przesyłki kurierskiej;
b. firmom świadczącym usługi wsparcia IT dla hotelu;
c. firmom świadczącym obsługę księgową;
d. firmom świadczącym obsługę prawną;
e. firmom obsługującym system recepcyjny;
f. firmom obsługującym newsletter;
g. firmom obsługującym system rezerwacji;
h. firmom świadczącym usługę ochrony osób i mienia;
i. firmom świadczącym usługi marketingowe dla hotelu.

7. Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

8. Okres retencji – czyli jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Będziemy przetwarzać Twoje dane nie  dłużej niż to konieczne.

1. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
2. Jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach sądowych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego;
3. Jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych, czy to do celów marketingowych, rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach kiedy o tę zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania przez Ciebie zgody;
4. Po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego Twoje dane zostały zebrane (np. realizacja umowy, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy), Twoje dane będą̨ przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń́ określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.
    

9. Informujemy, iż masz prawo do:

1. dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
2. przenoszenia danych,
3. wniesienia skargi do organu nadzorczego,
4. pisemnego, umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania Twoich danych ze względu na Twoją szczególną sytuację;
5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych, gdy Administrator zamierza je przetwarzać w celach marketingowych lub wobec przekazywania Twoich danych osobowych innemu administratorowi danych
6. uzyskania wyczerpującej informacji dot.:

1. występowania Twoich danych w zbiorach Administratora oraz adresie jego siedziby,
2. celu, zakresu i sposobu przetwarzania danych zawartych w takim zbiorze;
3. stanu od kiedy przetwarza się Twoje dane w zbiorze;
4. ewentualnym źródle pozyskania danych;
5. udostępniania Twoich danych, a w szczególności informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane te są udostępniane.

10. Informujemy ponadto, iż w stosunku do danych osobowych przetwarzanych na podstawie Twojej zgody - masz prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda.

11. Podanie danych  jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy po prostu móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Tobie dodatkowe usługi, np. marketing produktów drogą elektroniczną lub telefoniczną zawsze zapytamy o zgodę. Nieudzielenie przez Ciebie zgody na marketing, pozostaje bez wpływu na zawarcie umowy o świadczenie usług hotelowych. Traktujemy Twoją zgodę jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane.

12. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.